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Enterprise 2.0 mit JIVE Social Business Software

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Enterprise 2.0 Software wie JIVE SBS umfasst folgende Grundfunktionalitäten:

Enterprise 2.0 Funktionalitäten

 

 

Jive Social Business Software (SBS) ist eine umfangreiche Softwareplattform die den freien Wissensaustausch, die Kommunikation und die grenzenlose Zusammenarbeit in Unternehmen fördert, unterstützt und optimiert. Als Social Software für Unternehmen ermöglicht Jive den Aufbau von Communities in Form von virtuellen Gruppen und persönlichen Netzwerken für einen schnellen Informationsaustausch. Interaktionen sind auf der Softwareplattform über die Zeit global sichtbar und bleiben somit langfristig nachvollziehbar. Arbeitsabläufe werden transparent und effektiv gestaltet. Effiziente Suchalgorithmen ermöglichen das schnelle Auffinden von Informationen. In Jive haben Mitarbeiter vielfältige Möglichkeiten mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren, durch das Erstellen von Diskussionen, das Teilen von Dokumenten und Blogs oder durch persönliche Nachrichten. Die intuitiv bedienbare Oberfläche lässt Nutzer schnell in das „Enterprise 2.0“ eintauchen und effektiver miteinander kommunizieren. So können Mitarbeiter ihre Ideen und ihr Wissen mit anderen teilen oder die passenden Experten und Problemlösungen für ihre Themen finden – firmenintern und unternehmensübergreifend. Das Unternehmen Jivesoftware ist neben Microsoft und IBM einer der führenden Anbieter für Social Business Lösungen. Die Social Business Software Jive kann an die Bedürfnisse im Unternehmen angepasst und erweitert werden und umfasst folgende Funktionalitäten:

 

Content: Dokumente, Diskussionen und Blogs

 

Dokumente

Die Dokumentenfunktion in Jive SBS bietet eine Reihe an Features für das gemeinsame Erstellen und Kommentieren von Texten, Tabellen und Grafiken. Mit der integrierten Versionsverwaltung können Nutzer Änderungen nachvollziehen und frühere Versionen herstellen. Darüber hinaus können Dokumente unterschiedlicher Formate auf der Plattform hochgeladen und gemeinsam bearbeitet werden. Die Dokumentenfunktion ist die Jive Variante eines Wiki Systems, welche die Vorteile eines Wikis wie die webzentrierte Zusammenarbeit und die Verlinkung von Inhalten mit der vertrauten Arbeitsweise in Dokumenten verbindet. Mit Dokumenten lassen sich in Jive einfache Inhalte, als auch komplexe Strukturen darstellen.

 

Diskussionen

Wie aus dem Web 2.0 bekannt, gehören zu einer Social Business Software Diskussionsforen zu den Kernfunktionen. Mit dem Feature Diskussion können Mitarbeiter auf einer zentralen Plattform diskutieren. Gesprächsverläufe sind global über die Zeit für alle beteiligten Mitarbeiter sichtbar und können archiviert werden. Diskussionen bieten dem Nutzer die Möglichkeit Fragen und Probleme in die Community zu posten, seine Gedanken, Erfahrungen und Meinungen mit gleichgesinnten auszutauschen. Damit wird eine asynchrone Kommunikation ermöglicht die von allen interessierten gelesen und beantwortet werden kann. Des Weiteren besteht die Möglichkeit eine Diskussion zwischen ausgewählten Teilnehmern zu starten. Darüber hinaus können in Gruppenarbeiten und Projekten die über mehreren Standorten hinweg stattfinden, wichtige Themen geklärt werden, ohne eine Vielzahl von Meetings, Telefonaten und E-Mails die im Normalfall dafür notwendig sind.

 

Blogs

Mit der Blogfunktion in Jive kann jeder Autor seine Erfahrungen, Kenntnisse und Gedanken mit Kollegen teilen. Die Beiträge in Blogs folgen einer chronologischen Ordnung oder können nach thematischen Zusammenhängen geordnet werden. Mitarbeiter können mit einem Blog ihr Wissen verbreiten und sich von Kollegen durch die Kommentarfunktion Anregungen und Feedback holen. Mit einem Blog können z.B. Projektmitglieder über aktuelle Ereignisse und Fortschritte auf dem Laufenden gehalten werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit über Produkte, Services und Prozesse im Unternehmen einen Blog zu hinterlegen der für jeden Nutzer zugänglich ist.

 

 

Organisationsobjekte: Bereiche, Gruppen und Projekte

Jive unterscheidet drei Arten von Organisationsobjekten für die Strukturierung der eigenen Social Business Plattform:

 

Bereiche

Bereiche sind festgelegte hierarchische Objekte und können Unternehmenseinheiten oder Funktionsbereiche abbilden. Bereiche und Unterbereiche können nur mit Administratorberechtigung erstellt und gepflegt werden. Der Zugriff auf einen Bereich ist durch den Bereichsadministrator geregelt. Ein Bereich eignet sich vor allem dafür, um einen Informationskanal zu schaffen in dem aktuelle Ereignisse, Nachrichten und Projekte im Unternehmen oder einer Fachabteilung kommuniziert werden. Mitarbeiter können diese kommentieren oder auch eigene Beiträge in Form von Blogs, Dokumenten und Diskussionen liefern.

 

Gruppen

Unabhängig von den Bereichen können für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch Gruppen (Social Groups) verschiedener Berechtigungsstufen (offen, geschlossen, privat, geheim) gebildet werden. Jeder Nutzer im System kann Gruppen anlegen und sich darüber mit gleichgesinnten zu bestimmten Themen austauschen. Beispiele für Social Groups sind Arbeitsgruppen aus den Fachabteilungen (z.B. Entwicklung, Einkauf, Personal, Online Marketing etc.) oder geordnet nach Themen (z.B. Suchmaschinenoptimierung (SEO), Suchmaschinenwerbung (SEA), Conversion Optimierung (CRO) etc.

 

Projekte

Das dritte Organisationsobjekt in Jive ist das Projekt. Ein Projekt kann für einmalige zeitlich begrenzte Vorhaben angelegt werden. In Projekten können Mitglieder ebenfalls Blogs, Diskussionen und Dokumente erstellen und teilen sowie zusätzlich Aufgaben planen und zuweisen oder auch Meilensteine aktivieren, um den Projekterfolg zu verfolgen. Projekte können nur in Bereichen und in Gruppen angelegt und archiviert werden.

 

 

Activity Stream und Informationsfilterung

 

Activity Stream

Seit der Version 5.0 bietet Jive einen patentierten Activity Stream der dazu dient über aktuelle Plattformaktivitäten zu informieren und zusätzlich basierend auf die vom Nutzer besuchten Inhalte, Personen und Orte Empfehlungen anzubieten. Im Activity Stream werden die neuesten Informationen in Dokumenten, Diskussionen, Blogpostings und Statusmeldungen in chronologisch umgekehrter Reihenfolge dargestellt und können gleich gelesen und bearbeitet werden. Der Activity Stream soll über aktuelle Schlüsselaktivitäten informieren. Somit kann der Nutzer schnell und direkt auf interessante Inhalte zugreifen und direkt bearbeiten. Zusätzlich hat er die Möglichkeit eigene Statusmeldungen mitzuteilen und Kollegen darüber zu informieren mit was er sich gerade beschäftigt. Dies schafft Transparenz und Bewusstsein über die Aktivitäten im Unternehmen.

JIVE-SBS-Activity-Stream

Activity Stream in JIVE SBS

 

 

Informationsfilterung

In Jive Enterprise 2.0 Software gibt es für Nutzer drei Funktionen um sich über wichtige Inhalte auf dem Laufenden zu halten, und das ohne eigene Recherchen durchführen zu müssen: „Following“, „Tracking“und „E-mail notifications“. Mit „Tracking“ können alle Änderungen an Dokumenten sowie Aktivitäten in Diskussionen und Orte verfolgt werden, die für den Nutzer eine dringliche Bedeutung haben. Dieser wird sofort durch eine direkte Meldung im System über alle Änderungen benachrichtigt. „Following“ filtert den Activity Stream, sodass Inhalte (Dokumente, Blogs, Diskussionen), Personen und Organisationsobjekte (Bereiche, Gruppen, Projekte) „beobachtet“ werden können, jedoch ohne die Dringlichkeit vom “Tracking“. Neue Inhalte in Gruppen und Bereichen sowie Änderungen an Inhalten die mit „Follow“ markiert wurden, erscheinen automatisch im Bereich What Matters: Activity unter “Followed Activity”. Für alle Inhalte die mit „Follow“ und „Track“ markiert werden können, besteht auch die Möglichkeit E-Mail Benachrichtigung zu abonnieren. Das Einrichten von E-Mail-Benachrichtigung ist eine sehr nützliche Methode, um Änderungen über wichtige Inhalte per E-Mail zu empfangen.

 

Suchfunktionen

Jive bietet eine intelligente Suchfunktion für die gezielte Suche nach Organisationsobjekte (Bereiche, Gruppen, Projekte), Inhalte (Blogs, Dokumente, Diskussionen) und Personen. Die Suche kann durch zahlreiche Suchfilter eingeschränkt werden. Mit der Plattformübergreifenden Suche kann der Nutzer auch direkt nach Schlüsselwörtern suchen. Die Ergebnisse lassen sich ebenfalls nach Objekten, Inhalten und Personen unterteilen. Somit lässt sich die Kommunikationsplattform sehr detailliert nach Informationen durchsuchen und relevante Informationen in kurzer Zeit finden, um einen effizienten Wissensaustausch zu ermöglichen.

Suchfunktion-Jive-SBS

Suchmöglichkeiten in JIVE SBS

Social Media Business Netzwerk

Jeder angemeldete Jive Nutzer besitzt ein eigenes Profil in dem er seine Expertise darstellen kann. Profile können vom Nutzer individuell angepasst werden. Bestimmte Pflichtfelder wie Name, Vorname, E-Mail etc. dienen der eindeutigen Identifikation des Mitarbeiters. Weitere personenbezogene Angaben wie Kontaktdaten, Position und Abteilung können mit Angaben zu beruflichen Erfahrungen, Kenntnissen und Interessen hinterlegt werden. Profilinhalte sind durchsuchbar und können Beispielsweise für die Suche von Spezialisten und Experten innerhalb des Unternehmens genutzt werden, um Projektteams optimal zu besetzen und den Wissensaustausch anzustoßen. Mit der Vernetzung von Profilen lassen sich leicht neue Kontakte knüpfen und umfangreiche Business Netzwerke aufbauen. Nutzer können Aktivitäten von anderen Teilnehmern abonnieren, um ein Bewusstsein dafür zu bekommen womit sich andere Kollegen im Unternehmen beschäftigen und welche Inhalte sie generieren. Freiwillig, jedoch wünschenswert in einem Business Netzwerk, ist das Hinzufügen von „echten“ Profilfotos, die dafür sorgen, dass die Plattform als Ganzes ein „Gesicht“ bekommt und die Kommunikation einfach mehr Spaß macht als mit herkömmlichen Medien wie die E-Mail.

Macht euch selbst ein Bild von JIVE Social Business Software und testet die öffentlich und kostenfrei zugängliche JIVE Community.

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About Martin

Seit 2008 als Online Marketing, SEO & Google AdWords Freelancer mit einem starken Team und der nötigen Passion für ausgewählte Kunden sowie eigene Projekte im Internet tätig. Fokus = Suchmaschinenmarketing.
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