Social Media in Unternehmen ist jedoch kein Selbstläufer. Lange Vorbereitungsphasen, umfassende Marketingmaßnahmen sowie Motivations- und Schulungsworkshops sind oft notwendig, um die Herausforderungen bis zum Enterprise 2.o zu meistern. Und trotzt harter Arbeit kann es vorkommen, dass die Socia Media Plattform nicht in der Art und Weise genutzt wird, wie man sich das zum Anfang des Projektes vorgestellt hat.

Als erstes sollten Projektverantwortliche deshalb herausfinden, welche Gründe für die mangelnde Nutzung verantwortlich sind, um gezielte Fördermaßnahmen einzuleiten. Die Gründe dafür können sehr unterschiedlich sein. In der Praxis geben Mitarbeiter und Führungskräfte unterschiedliche Gründe für die mangelnde Nutzung von Enterprise 2.0 Dienste an. Die nachstehende Tabelle gibt euch einen Überblick über die häufigsten Gründe und mögliche Maßnahmen zur Nutzungsförderung.

Moderne Führung als Vorbild für die Social Media Nutzung

Von essentieller Bedeutung ist die moderne Führung die als Vorbild die neuen Dienste nutzt, um den Nutzen für sich zu entdecken und eine Vision zu vermitteln. Für die erfolgreiche Einführung mit hoher Beteiligung und Akzeptanz von Social Software in Unternehmen ist es also förderlich und erforderlich, dass die Werkzeuge in den Chefetagen intensiv genutzt werden. Erst wenn Enterprise 2.0 zum Strategiethema bei Management- und Mitarbeitermeetings wird, kann es sich in der breiten Masse durchsetzen und einen hohen Nutzungsgrad erlangen. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen also erkennen, dass Enterprise 2.0 Features für Sie nützliche Informations- und Kommunikationskanäle für Ihre Arbeit bieten und dabei auch Spaß machen. Dies zu erkennen ergibt sich meistens durch die Nutzung selbst, die in der ersten Phase von Ansprechpartnern unterstützt wird.

Enterprise 2.0 erfordert eine zielgerichtete Strategie

Der Weg bis zum “richtigen” Enterprise 2.0 kann langwierig werden und birgt einige Hürden und Herausforderungen. Es ist ein komplexer und dauerhafter Veränderungsprozess der viele Änderungen und Neuerungen im Arbeitsalltag der Wissensarbeiter mitbringt. Damit ein Unternehmen zum „Enterprise 2.0“ werden kann, ist die Etablierung einer Vertrauenskultur eine notwendige Voraussetzung. Denn die Bereitstellung von Enterprise 2.0-Werkzeugen macht noch lange nicht aus Unternehmen ein „Enterprise 2.0“. Gefordert ist eine neue Art des Managements, der Kommunikation und der dialogorientierten Zusammenarbeit. Eine zielgerichtete Enterprise 2.0-Strategie, die verdeutlicht, wie man sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen möchte, ist zu erarbeiten. Frühzeitige Information und Qualifikation der Belegschaft sollten einen unternehmensweiten Rollout mit begleiten.

Eine intensive Aufklärung über Funktionen und Nutzen der Social Media Werkzeuge, gehört also zur erfolgreichen Einführung. Praxiserfahrungen und Fallstudien zeigen, dass Enterprise 2.0 Features oft nicht richtig eingesetzt werden. Daher muss von Anfang an klar kommuniziert werden welche Funktionen zu welchen Zwecken eingesetzt werden und welche Ziele damit verfolgt werden. Eine klare Abgrenzung der Werkzeuge mit entsprechender Anleitung ist dazu sehr hilfreich. Die Nutzung dieser Werkzeuge sollte an den vorhandenen Prozessen im Unternehmen anknüpfen. Der Mitarbeiter muss außerdem ausreichend Zeit zur Verfügung gestellt bekommen, damit er sich mit dem System und den Inhalten vertraut machen kann sowie eigene Inhalte generieren kann. Dafür sollte ein Enterprise 2.0 Projekt einen hohen Stellenwert im Unternehmen einnehmen und von mehreren Power User tatkräftig unterstützt werden.

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Jive Social Business Software (SBS) ist eine umfangreiche Softwareplattform die den freien Wissensaustausch, die Kommunikation und die grenzenlose Zusammenarbeit in Unternehmen fördert, unterstützt und optimiert. Als Social Software für Unternehmen ermöglicht Jive den Aufbau von Communities in Form von virtuellen Gruppen und persönlichen Netzwerken für einen schnellen Informationsaustausch. Interaktionen sind auf der Softwareplattform über die Zeit global sichtbar und bleiben somit langfristig nachvollziehbar. Arbeitsabläufe werden transparent und effektiv gestaltet. Effiziente Suchalgorithmen ermöglichen das schnelle Auffinden von Informationen. In Jive haben Mitarbeiter vielfältige Möglichkeiten mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren, durch das Erstellen von Diskussionen, das Teilen von Dokumenten und Blogs oder durch persönliche Nachrichten. Die intuitiv bedienbare Oberfläche lässt Nutzer schnell in das „Enterprise 2.0“ eintauchen und effektiver miteinander kommunizieren. So können Mitarbeiter ihre Ideen und ihr Wissen mit anderen teilen oder die passenden Experten und Problemlösungen für ihre Themen finden – firmenintern und unternehmensübergreifend. Das Unternehmen Jivesoftware ist neben Microsoft und IBM einer der führenden Anbieter für Social Business Lösungen. Die Social Business Software Jive kann an die Bedürfnisse im Unternehmen angepasst und erweitert werden und umfasst folgende Funktionalitäten:

Content: Dokumente, Diskussionen und Blogs

Dokumente

Die Dokumentenfunktion in Jive SBS bietet eine Reihe an Features für das gemeinsame Erstellen und Kommentieren von Texten, Tabellen und Grafiken. Mit der integrierten Versionsverwaltung können Nutzer Änderungen nachvollziehen und frühere Versionen herstellen. Darüber hinaus können Dokumente unterschiedlicher Formate auf der Plattform hochgeladen und gemeinsam bearbeitet werden. Die Dokumentenfunktion ist die Jive Variante eines Wiki Systems, welche die Vorteile eines Wikis wie die webzentrierte Zusammenarbeit und die Verlinkung von Inhalten mit der vertrauten Arbeitsweise in Dokumenten verbindet. Mit Dokumenten lassen sich in Jive einfache Inhalte, als auch komplexe Strukturen darstellen.

Diskussionen

Wie aus dem Web 2.0 bekannt, gehören zu einer Social Business Software Diskussionsforen zu den Kernfunktionen. Mit dem Feature Diskussion können Mitarbeiter auf einer zentralen Plattform diskutieren. Gesprächsverläufe sind global über die Zeit für alle beteiligten Mitarbeiter sichtbar und können archiviert werden. Diskussionen bieten dem Nutzer die Möglichkeit Fragen und Probleme in die Community zu posten, seine Gedanken, Erfahrungen und Meinungen mit gleichgesinnten auszutauschen. Damit wird eine asynchrone Kommunikation ermöglicht die von allen interessierten gelesen und beantwortet werden kann. Des Weiteren besteht die Möglichkeit eine Diskussion zwischen ausgewählten Teilnehmern zu starten. Darüber hinaus können in Gruppenarbeiten und Projekten die über mehreren Standorten hinweg stattfinden, wichtige Themen geklärt werden, ohne eine Vielzahl von Meetings, Telefonaten und E-Mails die im Normalfall dafür notwendig sind.

Blogs

Mit der Blogfunktion in Jive kann jeder Autor seine Erfahrungen, Kenntnisse und Gedanken mit Kollegen teilen. Die Beiträge in Blogs folgen einer chronologischen Ordnung oder können nach thematischen Zusammenhängen geordnet werden. Mitarbeiter können mit einem Blog ihr Wissen verbreiten und sich von Kollegen durch die Kommentarfunktion Anregungen und Feedback holen. Mit einem Blog können z.B. Projektmitglieder über aktuelle Ereignisse und Fortschritte auf dem Laufenden gehalten werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit über Produkte, Services und Prozesse im Unternehmen einen Blog zu hinterlegen der für jeden Nutzer zugänglich ist.

Organisationsobjekte: Bereiche, Gruppen und Projekte

Jive unterscheidet drei Arten von Organisationsobjekten für die Strukturierung der eigenen Social Business Plattform:

Bereiche

Bereiche sind festgelegte hierarchische Objekte und können Unternehmenseinheiten oder Funktionsbereiche abbilden. Bereiche und Unterbereiche können nur mit Administratorberechtigung erstellt und gepflegt werden. Der Zugriff auf einen Bereich ist durch den Bereichsadministrator geregelt. Ein Bereich eignet sich vor allem dafür, um einen Informationskanal zu schaffen in dem aktuelle Ereignisse, Nachrichten und Projekte im Unternehmen oder einer Fachabteilung kommuniziert werden. Mitarbeiter können diese kommentieren oder auch eigene Beiträge in Form von Blogs, Dokumenten und Diskussionen liefern.

Gruppen

Unabhängig von den Bereichen können für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch Gruppen (Social Groups) verschiedener Berechtigungsstufen (offen, geschlossen, privat, geheim) gebildet werden. Jeder Nutzer im System kann Gruppen anlegen und sich darüber mit gleichgesinnten zu bestimmten Themen austauschen. Beispiele für Social Groups sind Arbeitsgruppen aus den Fachabteilungen (z.B. Entwicklung, Einkauf, Personal, Online Marketing etc.) oder geordnet nach Themen (z.B. Suchmaschinenoptimierung (SEO), Suchmaschinenwerbung (SEA), Conversion Optimierung (CRO) etc.

Projekte

Das dritte Organisationsobjekt in Jive ist das Projekt. Ein Projekt kann für einmalige zeitlich begrenzte Vorhaben angelegt werden. In Projekten können Mitglieder ebenfalls Blogs, Diskussionen und Dokumente erstellen und teilen sowie zusätzlich Aufgaben planen und zuweisen oder auch Meilensteine aktivieren, um den Projekterfolg zu verfolgen. Projekte können nur in Bereichen und in Gruppen angelegt und archiviert werden.

Activity Stream und Informationsfilterung

Activity Stream

Seit der Version 5.0 bietet Jive einen patentierten Activity Stream der dazu dient über aktuelle Plattformaktivitäten zu informieren und zusätzlich basierend auf die vom Nutzer besuchten Inhalte, Personen und Orte Empfehlungen anzubieten. Im Activity Stream werden die neuesten Informationen in Dokumenten, Diskussionen, Blogpostings und Statusmeldungen in chronologisch umgekehrter Reihenfolge dargestellt und können gleich gelesen und bearbeitet werden. Der Activity Stream soll über aktuelle Schlüsselaktivitäten informieren. Somit kann der Nutzer schnell und direkt auf interessante Inhalte zugreifen und direkt bearbeiten. Zusätzlich hat er die Möglichkeit eigene Statusmeldungen mitzuteilen und Kollegen darüber zu informieren mit was er sich gerade beschäftigt. Dies schafft Transparenz und Bewusstsein über die Aktivitäten im Unternehmen.

Informationsfilterung

In Jive Enterprise 2.0 Software gibt es für Nutzer drei Funktionen um sich über wichtige Inhalte auf dem Laufenden zu halten, und das ohne eigene Recherchen durchführen zu müssen: „Following“, „Tracking“und „E-mail notifications”. Mit „Tracking“ können alle Änderungen an Dokumenten sowie Aktivitäten in Diskussionen und Orte verfolgt werden, die für den Nutzer eine dringliche Bedeutung haben. Dieser wird sofort durch eine direkte Meldung im System über alle Änderungen benachrichtigt. „Following“ filtert den Activity Stream, sodass Inhalte (Dokumente, Blogs, Diskussionen), Personen und Organisationsobjekte (Bereiche, Gruppen, Projekte) „beobachtet“ werden können, jedoch ohne die Dringlichkeit vom “Tracking“. Neue Inhalte in Gruppen und Bereichen sowie Änderungen an Inhalten die mit „Follow“ markiert wurden, erscheinen automatisch im Bereich What Matters: Activity unter “Followed Activity”. Für alle Inhalte die mit „Follow“ und „Track“ markiert werden können, besteht auch die Möglichkeit E-Mail Benachrichtigung zu abonnieren. Das Einrichten von E-Mail-Benachrichtigung ist eine sehr nützliche Methode, um Änderungen über wichtige Inhalte per E-Mail zu empfangen.

Suchfunktionen

Jive bietet eine intelligente Suchfunktion für die gezielte Suche nach Organisationsobjekte (Bereiche, Gruppen, Projekte), Inhalte (Blogs, Dokumente, Diskussionen) und Personen. Die Suche kann durch zahlreiche Suchfilter eingeschränkt werden. Mit der Plattformübergreifenden Suche kann der Nutzer auch direkt nach Schlüsselwörtern suchen. Die Ergebnisse lassen sich ebenfalls nach Objekten, Inhalten und Personen unterteilen. Somit lässt sich die Kommunikationsplattform sehr detailliert nach Informationen durchsuchen und relevante Informationen in kurzer Zeit finden, um einen effizienten Wissensaustausch zu ermöglichen.

Social Media Business Netzwerk

Jeder angemeldete Jive Nutzer besitzt ein eigenes Profil in dem er seine Expertise darstellen kann. Profile können vom Nutzer individuell angepasst werden. Bestimmte Pflichtfelder wie Name, Vorname, E-Mail etc. dienen der eindeutigen Identifikation des Mitarbeiters. Weitere personenbezogene Angaben wie Kontaktdaten, Position und Abteilung können mit Angaben zu beruflichen Erfahrungen, Kenntnissen und Interessen hinterlegt werden. Profilinhalte sind durchsuchbar und können Beispielsweise für die Suche von Spezialisten und Experten innerhalb des Unternehmens genutzt werden, um Projektteams optimal zu besetzen und den Wissensaustausch anzustoßen. Mit der Vernetzung von Profilen lassen sich leicht neue Kontakte knüpfen und umfangreiche Business Netzwerke aufbauen. Nutzer können Aktivitäten von anderen Teilnehmern abonnieren, um ein Bewusstsein dafür zu bekommen womit sich andere Kollegen im Unternehmen beschäftigen und welche Inhalte sie generieren. Freiwillig, jedoch wünschenswert in einem Business Netzwerk, ist das Hinzufügen von „echten“ Profilfotos, die dafür sorgen, dass die Plattform als Ganzes ein „Gesicht“ bekommt und die Kommunikation einfach mehr Spaß macht als mit herkömmlichen Medien wie die E-Mail.

Macht euch selbst ein Bild von JIVE Social Business Software und testet die öffentlich und kostenfrei zugängliche JIVE Community.

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Als erstes klären wir jedoch was unter Enterprise 2.0 (oft auch Social Business genannt) genau zu verstehen ist:

In McAfees Artikel „Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration“ wird der Begriff folgendermaßen definiert.
[blockquote author=”Andrew McAfee” link=”http://andrewmcafee.org/” link_title=”McAfee´s Blog” target=”_blank”]
Enterprise 2.0 is the use of emergent social software platforms within companies, or between companies and their partners or customers.[/blockquote]
Enterprise 2.0 ist also der Einsatz emergenter Social Software Plattformen innerhalb von Unternehmen oder zwischen Unternehmen, ihren Kunden und Partnern. Den Zweck von Social Software Plattformen sieht McAfee in der Vernetzung von Personen mithilfe von computerunterstützter Kommunikation und Online-Communitys als digitale Umgebungen für Beiträge und Interaktionen mit globaler Sichtbarkeit und Persistenz. Letzteres fließt auch im Begriff emergent ein, der für McAfee zusätzlich die Bedeutung von frei formbarer Software ohne vordefinierten Workflows hat, die darüber hinaus viele Datentypen unterstützt und indifferent gegenüber formalen Organisationsstrukturen ist. Enterprise 2.0 Plattformen visualisieren also das, was die Wissensarbeiter schaffen,unterstützen die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement, ermöglichen eine transparentere und schnellere Kommunikation und passen sich dynamisch an die Anforderungen aus dem Markt und im Geschäftsumfeld an.

Zu den bekanntesten Social Business Plattformen zählen unter anderem:

• JIVE Social Business Software
• Lotus Connections von IBM
• Microsoft Sharepoint

Die 4 größten Herausforderungen bis zum Enterprise 2.0

1. Motivation zum Beitragen in Social Media

Die tragende Säule von Social Media Plattformen sind die Beiträge von möglichst vielen Mitgliedern die erst dazu motiviert werden müssen Inhalte zu generieren. Von wesentlicher Bedeutung ist die intrinsische Motivation, also die Tatsache, dass Mitarbeiter an der (Mit)-Arbeit auf einer gemeinsamen EP 2.0 Plattform selbst interessiert sind. Die intrinsische  ist im Gegensatz zur extrinsischen Motivation, die auf Materielle Anreize zurück greift, effizienter, da Sie die Einstellung der Nutzer dauerhaft beeinflussen kann. Faktoren wie die Zufriedenheit mit der Arbeit, Fairness, Teamgeist, Soziale Interaktion und das Erreichen persönlicher Ziele spielen hier eine große Rolle. Persönliche Ziele können dabei sehr vielfältig sein, beispielsweise die Anerkennung als Experte oder das Leisten eines Beitrags, um später selbst Hilfe zu bekommen. In mehreren Studien wurde festgestellt, dass Wikipedia Nutzer v.a. aufgrund der intrinsischen Motivation etwas beitragen. Die Bedeutsamkeit der Beträge für andere Nutzer, das Feedback und die wahrgenommene Autonomie bei der Nutzung motivieren die Inhaltsbeitragenden. Unternehmen sollten berücksichtigen, dass bei Mitarbeitern unterschiedliche Motivationen als bei typischen Internet Nutzern notwendig sind. Viele Mitarbeiter möchten Ihr Wissen nicht weitergeben oder wissen nicht, an wen sie dieses Wissen weitergeben sollen und was Ihnen das für Vorteile bringen kann. Ein regelmäßiges Feedback durch Anerkennung und Verbesserungsvorschläge kann zur Motivation von Teilnehmern beitragen. Der Nutzen von Beiträgen in Social Business Plattformen lässt sich z.B. anhand der „Views“, „Comments“ und „Likes“ feststellen, um darzulegen wie oft dieser durch andere Teilnehmer gesehen und kommentiert wird. Autoren erkennen auf diesem Wege, welche Aufmerksamkeit die eigenen Beiträge erfahren und werden dadurch motiviert zukünftig mit neuen Beiträgen das Interesse von Kollegen zu wecken. Dies trägt zur Steigerung der Zufriedenheit von beitragenden Mitarbeiter, die damit gleichzeitig auch ihre soziale Präsenz und die Anerkennung im Unternehmen verbessern können. Durch die Gewährung von Freiräumen seitens der Geschäftsführung kann ebenfalls zur Motivation beigetragen werden an Social Software Plattformen beizutragen. Dies muss klar vom Management kommuniziert werden. Wichtig ist die Schaffung von „echten Freiräumen“ die zum Kennenlernen des Systems aber auch zum „Herumstöbern“ genutzt werden sollen.

Die Relation von Aufwand und Nutzen ist für jeden Benutzer möglichst positiv zu halten, wobei der Nutzen möglichst transparent kommuniziert werden muss, um die Motivation zur Nutzung zu fördern. Dieser kann in gemeinsamen Veranstaltungen, Workshops und Beratungsgesprächen (v)ermittelt werden. Es ist vorteilhafter erst auf die Bedürfnisse und Probleme der Nutzer im Arbeitsalltag einzugehen, bevor die Kommunikationsplattform mit ihren Möglichkeiten vorgestellt wird, um entsprechend der Nutzergruppen die relevanten Vorteile zu vermitteln und passende Lösungen für Ihre Probleme anzubieten, anstatt nur den Funktionsumfang zu erklären.

Darüber hinaus ist es notwendig, dass Mitarbeiter nicht nur den individuellen Nutzen im Blick haben, sondern Engagement und Einsatzwillen zeigen und einen Wissensaustausch mit Kollegen anregen und aufrechterhalten, um einen Nutzen für die Gemeinschaft zu schaffen. Dieser Nutzen muss ebenfalls aktiv bekannt gemacht werden, was nicht nur durch Schulungsmaßnahmen erreicht wird, sondern durch aktives Marketing der Werte und Nutzeneffekte einer gemeinsamen Lösung. Letztendlich müssen die Motivatoren nach einem Konzept eingesetzt werden, das der Kultur im Unternehmen entspricht.

2. Konkurrenz zu etablierten Medien wie E-Mail und Telefon

Im ersten Augenblick mögen Enterprise 2.0 Plattformen für viele Mitarbeiter als redundante Kommunikationsmedien neben E-Mail und Telefon erscheinen. Bis heute dominiert die E-Mail als Kommunikationsmedium in den meisten Unternehmen. Eine ideale Wahl ist sie jedoch nicht immer. Begrenzte Archivierungsfunktionen sowie die vom Sender mögliche „Zensur“ von bestimmten Informationen, die für manch einen Kollegen von Interesse sein könnten, sind nur einige Beispiele für die Nachteile der E-Mail in der heutigen Wissensarbeit. Außerdem lässt sich vieles was heute über die elektronische Post gesendet wird, mit einem Blog, in einem Wiki oder über Diskussionsforen viel effektiver kommunizieren. Vor allem das einfache Erlernen der Basisfunktionalitäten für die Nutzung von E-Mails, macht dieses Medium so erfolgreich. In der Praxis zeigt sich das Problem, dass alles außer E-Mail für die schriftliche Kommunikation vorerst als zusätzlicher Aufwand gesehen wird. Dazu bestehen in Unternehmen weitere etablierte Medien wie Intranet, Dokumentenmanagement-Systeme, gemeinsame Ablagen etc., die den Wissensarbeiter vor einer großen Auswahl an Kommunikationsmedien für die Zusammenarbeit stellen. Die Herausforderung liegt im richtigen Umgang mit all den vorhandenen Kommunikationsmedien. Der erste Schritt zur Lösung dieser Problematik ist es in Gesprächen herauszufinden wie einzelne Abteilungen intern und abteilungsübergreifend Prozesse und Zusammenarbeit gestalten, um sich dann zu überlegen in welcher Situation welches Medium die optimale Unterstützung bieten kann. Dazu müssen Mitarbeiter natürlich geschult werden und sich mit den entsprechenden Möglichkeiten und Funktionen vertraut machen. Eine frühzeitige Information der Belegschaft über die Einführung neuer Technologien und das Einbinden des Managements kann die Hemmschwelle zur Nutzung deutlich herabsenken. Die Ziele der Einführung und die damit einhergehenden Verbesserungen in der Informationsübermittlung und der Kollaboration müssen dabei hervorgehoben werden, damit die Akzeptanz unter den Mitarbeitern gefördert werden kann.

3. Unternehmenskultur

Der Einsatz und die Nutzung von Social Software in Unternehmen beruht wie im Web 2.0 auf dem Prinzip der Gegenseitigkeit. Eine größere Beteiligung schafft zugleich einen größeren Nutzen für den Einzelnen. Mitarbeitern ist oft nicht klar, warum sie ihr vorher mühevoll erworbenes Wissens mit anderen Kollegen Teilen sollen und folglich Mehrarbeit auf sich nehmen müssen, dadurch an eventuelle an Macht verlieren und vielleicht gar nicht mehr gebraucht werden. Die Tatsache, dass Fachwissen „veraltet“ und das Teilen von Wissen für die Gemeinschaft und dadurch auch für jeden profitabel ist, ist nicht jedem offensichtlich und muss deshalb kommuniziert werden. Bestes Beispiel ist hier Wikipedia, die kollektiv angelegte Enzyklopädie von deren Wissenssammlung sehr viele Internetnutzer profitieren. Eine partizipative und offene Unternehmenskultur ist für den langfristigen Erfolg von Enterprise 2.0 Plattformen als Voraussetzung zu sehen. Um lange Einführungsphasen und interne Widerstände von Enterprise 2.0 Projekten zu vermeiden, müssen neben den Informationsbedürfnissen der Mitarbeiter auch die spezifische Unternehmenskultur berücksichtigt werden. Damit eine effektive Nutzung stattfinden kann, ist also ein langfristiger Wandel der Unternehmenskultur erforderlich. Erst gilt es zu analysieren, wo ein Unternehmen kulturell steht. Zu berücksichtigen sind die Aspekte der Branche, das Alter, kulturelle Hintergründe und Sozialisation. Vor allem Mitarbeiter die wenig oder gar keine Erfahrung mit Web 2.0 Technologien haben, können dem Projekt mit Unsicherheit und Skepsis begegnen. Um große Widerstände zu vermeiden müssen gerade diese Nutzerkreise rechtzeitig mit Ihren Erwartungen „abgeholt“ und für das Thema sensibilisiert werden. Umfassende Schulungsmaßnahmen über Face-to-Face Schulungen, Videos und Anleitungen sind ein weiterer Baustein für die schrittweise Vermittlung der Fertigkeiten im Umgang mit den neuen Enterprise 2.0 Tools und Funktionalitäten. Hilfreich für die Unterstützung des Kulturwandels ist die Identifikation von so genannten Early Adopters die als Multiplikatoren dienen. Early Adopters sind meist technikaffine Mitarbeiter die Innovationen als erste übernehmen oder diese im privaten Umfeld Nutzen und die einen direkten Vorteil für ihre tägliche Arbeit in den Anwendungen sehen. Early Adopter werden als Power User in den Rollout des Projektes eingebunden, um Anwendungsfälle zu generieren, Inhalte zu pflegen, ihre Kollegen beim Erlernen des Tools zu coachen und damit die Veränderung voranzutreiben. Eine wichtige Rolle spielen dabei Erfolgsgeschichten und Erfahrungsberichte die Veränderungen greifbar machen und die Nähe zu den Mitarbeitern schaffen und damit zum positiven Image des Projektes beitragen. Ganz wichtig ist dabei, dass Veränderungen mit viel Geduld und schrittweise in das Unternehmen getragen werden sollten, um niemanden zu überfordern.

4. Mehrsprachigkeit

Damit eine reibungslose Kommunikation zwischen den Standorten von international aufgestellten Konzernen gewährleisten ist, ist es üblich eine offizielle Sprache zu verwenden. In den meisten Fällen ist Englisch die zentrale Unternehmenssprache. Für eine Social Business Plattform die für Verbesserungen in der unternehmensübergreifenden Kommunikation und Kollaboration eingesetzt wird, ergeben sich dadurch einige Herausforderungen bei der Anbindung von ausländischen Standorten. Für Nutzer die nicht ausreichend sicher in der „Verschriftlichung“ der englischen Sprache sind, entstehen Schreibhürden, die sich Nachteilig auf die Zusammenarbeit auswirken können. Dies führt zu Nachteilen in der Integration von diejenigen, die nicht selbstbewusst genug im Englischen sind. Es besteht die Gefahr der Abschottung von einzelnen Unternehmenseinheiten die lieber in Ihrer Landessprache kommunizieren möchten. Um die sprachlichen Barrieren zu senken könnten Nutzer Inhalte in Ihrer Landessprache verfassen und eine kurze Zusammenfassung in Englisch hinterlassen damit ihre ausländische Kollegen wissen, um was es bei der Diskussion, des Dokuments oder des Blogs geht und bei Interesse ggf. den Ersteller persönlich zur weiteren Auskunft zu kontaktieren. Des Weiteren können Nutzer auf die im Internet verfügbaren und mittlerweile relativ gut ausgereiften Übersetzer aufmerksam gemacht werden, die eine Hilfestellung bei der Übersetzung von Inhalten leisten können.

Was gibt es noch zu meistern?

In einer Studie der Zeitschrift InformationWeek (InformationWeek, 26.2.2007, S 42) werden u.a. folgende Herausforderungen bei der Einführung von Social Software in Unternehmen angegeben: Sicherheit (64%), fehlende Erfahrung (55%), die Integration mit bestehenden Systemen (52%), die Schwierigkeit einen ROI zu beweisen (51%), ähnliche Werkzeuge zur Kommunikation (32%), bzw. die Präferenz der Mitarbeiter für andere Standardwerkzeuge wie E-Mail, Telefon etc. (16%). Als die tatsächlich größte Herausforderung sehen wir die Beteiligung, die neben den in diesem Beitrag genannten Aspekten auch wesentlich durch die Akzeptanz der neuen Kommunikationsplattform beeinflusst wird. Die Akzeptanz der Mitarbeiter hängt wiederum von verschiedenen Faktoren wie Qualität, Aktualität und Umfang der Inhalte, die eine hohe Relevanz für den Einzelnen haben müssen, so dass er sich gern damit beschäftigt. Daneben spielen auch die Aufbereitung, die Struktur sowie die Auffindbarkeit von Informationen eine große Rolle bei der Akzeptanzförderung. Weitere entscheidende Merkmale, die die Akzeptanz und damit die Beteiligung fördern sind hohe Servicequalität, hohe Benutzerfreundlichkeit und der wahrgenommene Nutzen.

Zusammenfassung und Fazit

Fallstudien von erfolgreichen Enterprise 2.0 Unternehmen zeigen, dass Mitarbeiter und Führungskräfte die bei ihrem täglichen Geschäft abgeholt werden und dieses Geschäft maßgeblich durch die neuen Funktionsweisen unterstützt und verbessert wird, eine deutlich höhere Motivation zur Nutzung mitbringen. Das Lösen von vorhandenen Problemen kann das Lernen der Mitarbeiter unterstützen Enterprise 2.0 auf natürliche Weise zu nutzen. Des Weiteren muss berücksichtigt werden, dass die Nutzung von Enterprise 2.0 Plattformen generationenabhängig ist. Daher sind angepasste on- und offline Schulungsmaßnahmen notwendig, damit eine breite Akzeptanz und Beteiligung erreicht werden kann. Ganz wesentlich sind also Kenntnisse über die Unternehmenskultur und die Möglichkeit, in diesem Rahmen neue Methoden der Kommunikation zu integrieren. Dabei geht es um das Verständnis wie Abteilungen untereinander und miteinander zusammenarbeiten und welche Standards sich im Laufe der Jahre etabliert haben. Darüber hinaus müssen sich Unternehmen die zum Enterprise 2.0 transformieren wollen die Frage stellen, wie eine bestimme Social Media Business Anwendung im Arbeitsalltag integriert werden kann bzw. wie ein bestimmter Prozess zum Anwendungsfall wird und dadurch verbessert oder erweitert werden kann. Mit einem strategischen Top-down-Ansatz und einer Führung die das Projekt unterstützt und mitmacht, gestaltet sich die Einführung von Social Media innerhalb von Unternehmen wesentlich leichter.

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